Sansan株式会社は、城西大学および城西国際大学がインボイス管理サービス「Bill One」を導入したことを発表した。
　両大学では、それぞれ年間約2万枚の紙の請求書を受領していた。Bill Oneを通じて、請求書の管理プロセスをデジタル化し、教職員の生産性向上と法制度対応を後押しする。

　Bill Oneは、郵送で届く紙の請求書やメールに添付されるPDFの請求書など、あらゆる請求書をオンラインで受領・データ化し、月次決算の加速を後押しするインボイス管理サービス。電子帳簿保存法に対応している現在の機能に加え、2023年10月から開始されるインボイス制度にも対応できるよう新たな機能の開発を進めている。

■Bill Oneの導入背景と期待する効果
　城西大学および城西国際大学では、教育サービスのさらなる向上に向けて、教職員の生産性向上に積極的に取り組んでいる。特に請求書業務においては、それぞれ年間2万枚にもおよぶ請求書のほとんどを紙で受領しており、開封や振り分けなどアナログな請求書業務に課題を抱えていたため、業務を効率化できるソリューションを模索していた。

　城西大学では、少額な購入契約に限り、教員自身が物品の購入を行う機会もあり、教員が請求書業務の一部を担っている。通常の教員業務に加えて、請求書の受け取り・内容確認・仕訳データの作成などの業務を行うことは教員の負担になっていた。

　城西国際大学では、一括調達により経理部門の職員が請求書の受け取りから支払いまでの一連の業務の多くを担っている。膨大な量の紙の請求書を3名の担当者で処理しており、常に業務が逼迫していた。また、両大学ではインボイス制度や電子帳簿保存法といった法制度への対応も求められる中、請求書業務のフローを見直す必要があった。Bill Oneであれば、紙の請求書もデータ化してクラウド上で一元管理でき、業務効率化を実現しつつ、法制度へも対応できることから、今回の導入に至った。

　Bill Oneでは、さまざまな形式で届く請求書をオンラインで一括受領し、正確にデータ化ができる。これまで発生していた請求書の受け取り・振り分け業務は不要となるため、教職員の生産性向上を後押しできる。
　また、これまで教員が個人で受け取っていた請求書もBill Oneに集約できるようになることで、組織として請求書を管理する体制を整えることが可能となった。